Làm thế nào để cung cấp tin tức xấu cho các bên liên quan của dự án

0
23

        Dưới đây là bốn phương pháp mà các nhà quản lý dự án có thể thực hiện khi chia sẻ tin tức khó khăn với các bên liên quan.
    

        
                                                                                    
                        

 tin xấu "width =" 770 "/> </span><figcaption>
<p>
                                            Hình ảnh: iStockphoto / fizkes<br />
                                        </p>
</figcaption></figure>
<div class=

Có một số phương pháp mà người quản lý dự án có thể sử dụng trong nhiều tình huống khi nó Thời gian thông báo tin xấu. Dưới đây là một số điều cần ghi nhớ:

  • Giữ nguyên mục tiêu và chia sẻ sự thật;
  • Không khuyến khích phản ứng cảm xúc và làm việc để giữ bình tĩnh;
  • mặt xấu tin tức hoặc thông qua hội nghị video nếu cần thiết;

  • Đảm bảo tất cả các bên liên quan nhận được thông điệp phù hợp và phù hợp với nhu cầu của họ; và
  • Cho phép đối thoại hai chiều để đảm bảo mọi người có cơ hội chia sẻ suy nghĩ, lời khuyên và giải pháp tiềm năng của họ.

XEM: 24 mẹo để truyền tin xấu (PDF miễn phí) (TechRepublic) [1945902] ] 4 chiến lược thông báo tin xấu cho các bên liên quan

Dưới đây là bốn cách phổ biến mà các nhà quản lý dự án có thể chia sẻ tin tức bất lợi với các bên liên quan. Tùy thuộc vào tình huống, sự năng động của nhóm hoặc nhóm và ý nghĩa của tin tức, có những hậu quả tiềm tàng đối với việc sử dụng một kỹ thuật phân phối so với các kỹ thuật khác.

1. Hãy trực tiếp và đi đến điểm

Phương pháp đơn giản và trực tiếp nhất có khả năng là phương pháp gây tổn hại nhất để truyền tải thông tin xấu. Một số người có thể thích điều này, trong khi những người khác có thể thấy nó cùn hoặc vô cảm.

Khi giao dịch với các giám đốc điều hành cấp cao hoặc nhà tài trợ dự án, tốt nhất nên sử dụng phương pháp này, vì lịch trình của họ có thể được đóng gói, và họ có thể thích một cuộc trò chuyện thẳng thắn và súc tích.

Cách tiếp cận này cũng có thể được sử dụng để cung cấp tin tức liên quan đến sáp nhập hoặc mua lại để tránh rò rỉ từ các nguồn khác, có thể gây sợ hãi và nhầm lẫn.

2. Hãy chờ xem phương pháp tiếp cận

Trong một số tình huống, các nhà quản lý dự án có thể chọn không nói gì, hy vọng rằng thay vào đó họ hành động để khắc phục các vấn đề, mọi thứ có thể được cải thiện. Khi ý nghĩa của một sai lầm là tối thiểu, kỹ thuật này thực sự có thể hữu ích nếu người quản lý dự án tự tin rằng mọi việc có thể được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

Lưu ý: Cách tiếp cận này phải được đánh giá cẩn thận trên từng trường hợp cụ thể và chỉ khi người quản lý dự án có ý tưởng rõ ràng về tác động đối với toàn bộ dự án, vì điều này có thể rất khó khăn. Kinh nghiệm với phương pháp này là phải.

3. Thủ trưởng

Nếu một vấn đề tồn tại có thể có hoặc không có tác động đáng kể đến dự án của bạn, người quản lý dự án có thể chọn cung cấp cho các bên liên quan để giúp mọi người chuẩn bị.

Trong loại kịch bản này, điều quan trọng là phải chuẩn bị sẵn một kế hoạch để đối phó với các vấn đề tiềm ẩn và cung cấp sự trấn an về cách giải quyết vấn đề này. Đảm bảo giữ cho tất cả các bên liên quan được cập nhật khi các tình huống diễn ra.

4. Lập kế hoạch kịch bản trước

Nếu một số tình huống tiêu cực xuất hiện trên đường chân trời, người quản lý dự án có thể chọn tiến hành một số kế hoạch kịch bản với các bên liên quan để có được bước nhảy vọt về các vấn đề. Thảo luận về các kịch bản có khả năng tiêu cực này và yêu cầu tất cả những người tham gia phải khách quan trong khi có được đầu vào của họ làm cho họ trở thành một phần của quá trình ra quyết định.

Cách tiếp cận này có lợi, vì những người tham gia có thể có sự tự tin và kiểm soát nhiều hơn, thay vì chỉ đơn giản là nghe tin xấu đang xuất hiện. Khi một nhóm có thể có tác động đến quyết định hoặc giải pháp, nó cho phép họ vượt qua nỗi sợ hãi để họ có thể sử dụng năng lượng của họ để giải quyết vấn đề nhanh hơn.

Kết luận

Tin xấu không dễ chia sẻ, bất kể hoàn cảnh và kết quả. Là người quản lý dự án, bạn nên đánh giá cẩn thận từng kịch bản và xác định cách tiếp cận tốt nhất mang lại niềm tin cho các bên liên quan trong dự án và bạn là người lãnh đạo.

                                                                                

                                                

Cũng xem