Cách tạo và chỉnh sửa Google Docs, Sheets và Slides offline

0
89

            Tìm hiểu cách tạo và chỉnh sửa Google Docs, Sheets và Slides mà không cần kết nối internet trong Chrome hoặc trên thiết bị Android và iOS.
        

            
                                                                             
            
            

                 ] [19459010 ]
    

     G Suite: Nó là gì và làm thế nào nó có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp?
     Vẫn còn trong bóng tối về bộ phần mềm văn phòng dựa trên đám mây của Google? Dưới đây là phần giới thiệu nhanh về G Suite.
     http://www.techrepublic.com/

    

Trong khi Google Docs vượt trội khi cộng tác trực tuyến, bạn cũng có thể sử dụng Tài liệu ngoại tuyến. Cho dù bạn ngoại tuyến do vị trí, sở thích cá nhân hoặc do sự cố kết nối, bạn có thể tiếp tục tạo và chỉnh sửa các tệp bằng ứng dụng di động Chrome và Google (Docs, Sheets và Slides) trên thiết bị Android và iOS. Bất kỳ tệp nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa khi bạn ngoại tuyến sẽ đồng bộ hóa khi bạn kết nối với internet.

XEM: Làm việc từ xa: Hướng dẫn chuyên nghiệp về các công cụ thiết yếu (PDF miễn phí) (TechRepublic)

Để bật khả năng ngoại tuyến, trước tiên bạn cần kết nối trực tuyến và điều chỉnh cài đặt. Thực hiện theo các bước bên dưới để bật công việc ngoại tuyến.

Lưu ý: Nếu bạn sử dụng G Suite, quản trị viên sẽ cần cho phép truy cập ngoại tuyến từ bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Để thực hiện việc này, quản trị viên G Suite sẽ đăng nhập vào https://admin.google.com và sau đó truy cập Ứng dụng | G Suite | Lái xe & Tài liệu | Tính năng & Ứng dụng | Cho phép người dùng kích hoạt truy cập ngoại tuyến. Nếu bạn thấy bạn không thể làm việc ngoại tuyến với tài khoản G Suite của mình, hãy liên hệ với quản trị viên G Suite của tổ chức của bạn. Một số quản trị viên có thể chọn ngăn công việc ngoại tuyến để bảo vệ dữ liệu tổ chức.

Cách làm việc ngoại tuyến với Docs, Trang tính hoặc trang trình bày trong Chrome

  1. Bạn cần cài đặt Chrome trên máy tính xách tay hoặc hệ thống máy tính để bàn để hoạt động với Tài liệu ngoại tuyến.
  2. Nếu bạn chưa đăng nhập bằng Tài khoản Google, đăng nhập vào Chrome hoặc truy cập https://drive.google.com và đăng nhập.
  3. Cài đặt tiện ích mở rộng Chrome ngoại tuyến của Google Docs. Nếu nút Xóa khỏi Chrome hiển thị khi bạn theo liên kết để cài đặt tiện ích mở rộng, thì tiện ích mở rộng đã được cài đặt.
  4. Truy cập https://drive.google.com/drive/sinstall, chọn hộp tiếp theo sang Ngoại tuyến để cho phép hệ thống của bạn tạo, mở và chỉnh sửa các tệp Google Docs, Sheets và Slides gần đây trên thiết bị này khi ngoại tuyến ( Hình A ). Hệ thống sẽ tự động làm cho hầu hết các tệp bạn đã làm việc gần đây có sẵn ngoại tuyến. Quá trình này có thể mất một chút để hoàn thành.

Hình A

 Ảnh chụp màn hình của màn hình cài đặt Google Drive, được bật Ngoại tuyến

Trong Chrome trên máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của bạn, hãy đi tới cài đặt Google Drive để bật các tệp Ngoại tuyến.

5. Nếu bạn chọn tạo tệp Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày ngoại tuyến, hãy đi tới Chọn Tệp | Sẵn sàng ngoại tuyến khi bạn mở tệp ( Hình B ).

Hình B

 Ảnh chụp màn hình của tệp> Cung cấp tùy chọn trình đơn ngoại tuyến khả dụng

Sau khi tính năng này được bật, bạn có thể chọn Tệp | Sẵn sàng ngoại tuyến khi bạn chỉnh sửa bất kỳ Google Doc, Sheet hoặc Slide nào.

6. Để xem tệp nào có sẵn để sử dụng ngoại tuyến trong Google Drive trên web, hãy mở https://drive.google.com, chọn biểu tượng chỉ báo ngoại tuyến (ở khu vực phía trên bên phải) và bật thanh trượt Xem trước ngoại tuyến ( Hình C ). Các tệp và thư mục có sẵn để sử dụng ngoại tuyến sẽ hiển thị ở phông chữ tối hơn, trong khi các tệp chưa có sẵn để sử dụng ngoại tuyến sẽ hiển thị ở phông chữ sáng hơn.

Hình C

 Ảnh chụp màn hình của biểu tượng dấu kiểm ngoại tuyến, với chế độ xem trước ngoại tuyến được bật

Trong Google Drive trên web, chọn biểu tượng ngoại tuyến và bật Chế độ ngoại tuyến Chế độ ew để hiển thị các tập tin bạn có thể mở và chỉnh sửa trong khi không kết nối với internet.

7. Sau khi quyền truy cập ngoại tuyến Drive được bật, bạn có thể mở https://drive.google.com và chọn Tệp | Mới | chọn Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, rồi Tài liệu trống để tạo tệp mới khi ngoại tuyến.

Cách hoạt động ngoại tuyến với ứng dụng Tài liệu trên Android hoặc iOS

  1. Cài đặt ứng dụng Google Drive cho Android hoặc iOS, cùng với mỗi ứng dụng chỉnh sửa tương ứng mà bạn muốn sử dụng (Google Docs: Android, iOS; Google Sheets: Android, iOS; và Google Slides: Android, iOS).
  2. Nếu bạn chưa đăng nhập bằng tài khoản Google của mình trong một trong những ứng dụng này, hãy mở ứng dụng Google Docs và đăng nhập.
  3. Nhấn để mở ứng dụng Google Docs, hãy nhấn vào biểu tượng của ba đường ngang ở góc trên bên trái, sau đó nhấn Cài đặt. Kích hoạt thanh trượt bên cạnh Làm cho các tệp gần đây khả dụng ngoại tuyến ( Hình D ).

Hình D

 <img src=

Trong các ứng dụng Docs, Sheets hoặc Slides cho Android hoặc iOS, chọn menu ba đường ngang trong phần phía trên bên trái, sau đó Cài đặt và bật Tạo các tệp gần đây ngoại tuyến.

4. Hệ thống sẽ tự động làm cho hầu hết các tệp bạn đã làm việc có sẵn ngoại tuyến gần đây.
5. Trong mỗi ứng dụng, bạn có thể chọn cung cấp một tệp cụ thể ngoại tuyến. Trong khi xem danh sách các tệp, hãy nhấn vào menu ba chấm ở góc dưới bên cạnh tệp, sau đó chọn hoặc bật Ngoại tuyến khả dụng. Ngoài ra, khi bạn mở tệp, hãy nhấn vào menu ba chấm ở phía trên bên phải, sau đó chọn hoặc bật Ngoại tuyến khả dụng ( Hình E) .

Hình E

 Ảnh chụp màn hình từ Google Doc đã mở trên Android, hiển thị tùy chọn trình đơn ngoại tuyến khả dụng được bật

Để tự làm một bộ phim Có sẵn để chỉnh sửa ngoại tuyến trong Google Docs, Sheets hoặc Slides trên thiết bị di động, chạm vào menu ba chấm và sau đó bật thanh trượt Ngoại tuyến khả dụng.

6. Để xem các tệp nào khả dụng để sử dụng ngoại tuyến trong bất kỳ ứng dụng di động nào, hãy nhấn vào biểu tượng của ba đường kẻ ngang ở phía trên bên trái, sau đó nhấn Ngoại tuyến. Chỉ các mục có sẵn để sử dụng ngoại tuyến sẽ hiển thị ( Hình F ).

Hình F

 Ảnh chụp màn hình của ứng dụng Android, hiển thị tùy chọn menu Ngoại tuyến.

Trong các ứng dụng di động Google Docs, Sheets hoặc Slides, hãy nhấn vào menu ba hàng ngang ở phía trên bên trái, sau đó nhấn Ngoại tuyến để xem tất cả các tệp có sẵn cho truy cập trong khi không được kết nối với internet.

7. Trong ứng dụng Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày trên thiết bị di động, bạn luôn có thể nhấn vào biểu tượng + ở phía dưới bên phải để tạo một tệp mới. Tệp mới này sẽ được lưu và đồng bộ hóa với Google Drive vào lần tới khi ứng dụng kết nối với internet.

Trải nghiệm của bạn?

Bạn đã làm việc với chế độ ngoại tuyến được cập nhật mà Google đã khởi chạy vào tháng 4 năm 2019 ? Nếu vậy, điều này có giúp việc truy cập và chỉnh sửa Tài liệu ngoại tuyến, Trang tính và Trang trình bày dễ dàng hơn không? Làm thế nào để chỉnh sửa ngoại tuyến Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày cho bạn trên thiết bị di động? Hãy cho tôi biết kinh nghiệm của bạn trong các bình luận hoặc Twitter (@awolber).

                                                                                

                                                

Cũng xem

 Minh họa bằng từ

                                            Hình: TechRepublic / Andy Wolber