Cách sử dụng các mẫu email được tiêu chuẩn hóa để liên lạc tốt hơn

0
63

            Sử dụng một mẫu email được tiêu chuẩn hóa giúp CNTT phổ biến thông tin quan trọng một cách rõ ràng và dễ hiểu.
        

            
                                                                             
            
            

                 ] [19459010 ]
    

     Cách thông báo cho người dùng và khách hàng về việc bảo trì sắp tới với Hệ thống trang trạng thái bộ đệm
     Với Hệ thống trang trạng thái bộ đệm được cài đặt, giờ đây bạn có thể bắt đầu gửi thông báo bảo trì cho người dùng. Jack Wallen chỉ cho bạn cách thiết lập điều này.
    

    

Chia sẻ thông tin công nghệ với cộng đồng người dùng có thể liên quan đến một số cạm bẫy nếu không được thực hiện đúng cách.

    
        

Không phải vì thiếu cố gắng. Một e-mail đã trở thành một tiêu chuẩn giao tiếp tại nơi làm việc trong nhiều thập kỷ, nhưng chỉ cần gửi một email thông báo những gì mọi người cần biết là không còn đủ nữa.

XEM: Gói chính sách: Đạo đức tại nơi làm việc (Tech Pro Research)

Lỗi nằm ở cả hai phía. Một phần của nó là quá tải thông tin, một phần là các khoảng chú ý ngắn và một phần của nó là một suy nghĩ không áp dụng cho tôi.

Một cách để thu hút sự chú ý của người dùng của bạn và cung cấp cho họ thông tin quan trọng theo cách dễ hiểu là sử dụng các mẫu email được tiêu chuẩn hóa.

Cách xây dựng các mẫu email được chuẩn hóa

Sử dụng các mẫu tiêu chuẩn thảo luận về những gì người dùng cần biết có thể là vô giá để cung cấp một cơ chế nhất quán và đáng tin cậy để phổ biến thông tin.

Bạn có thể tạo các mẫu tiêu chuẩn trong Outlook và lưu chúng dưới dạng tệp .msg để sử dụng lại. Lưu ý : Bạn cần tùy chỉnh từng mẫu mỗi lần, vì vậy hãy sử dụng bản sao chính với các trường tiêu chuẩn nơi bạn có thể thêm chi tiết cụ thể.

Ví dụ: bạn có thể có hai mẫu: Một để biết thông báo thông tin (đây là cách bạn thực hiện X, đây là những gì đang xảy ra vào ngày tương tự và không có thay đổi trong thủ tục, v.v.); và một cho các cảnh báo bảo trì (hệ thống này bị hỏng hoặc sẽ ngừng hoạt động trong khung thời gian sắp tới này, bạn sẽ cần sử dụng một quy trình khác hoặc mới vào ngày tương tự, v.v.)

XEM : Sự chú ý của người lãnh đạo: Làm thế nào để làm cho các cuộc họp trở nên đáng giá (Tech Pro Research)

Một cảnh báo thông tin mẫu

Chủ đề: ALERT THÔNG TIN

Cơ thể sẽ chứa các trường này:

Tóm tắt: KeePass được khuyến nghị quản lý mật khẩu an toàn

Chi tiết: Vui lòng xem lại và làm theo các hướng dẫn này để cài đặt và dựa vào KeePass để lưu trữ mật khẩu của bạn một cách an toàn.

Liên kết ngoài: https://www.techrepublic.com/article/how-to-manag…[19459002[[19459050[Tạisaođiềunàycóliênquan:Cácbướcnàysẽgiúpbạnquảnlýmậtkhẩucủamìnhhiệuquảnhấtcóthểvàđểgiảmcácbiếnchứngquảnlýmậtkhẩu

Một cảnh báo bảo trì mẫu

Chủ đề: BẢO DƯ ALNG BẢO DƯ [NG

Phần thân sẽ chứa các trường này:

Tóm tắt: Máy chủ nhắn tin tức thời không hoạt động

Ngày / giờ bảo trì: Hiện tại

tác động: Máy chủ ngừng hoạt động

Tác động dịch vụ: Không có dịch vụ nhắn tin tức thời

Giải pháp được đề xuất: Sử dụng email / điện thoại để liên lạc cho đến khi dịch vụ được khôi phục.

Mô tả: Tin nhắn tức thời máy chủ không có sẵn tại thời điểm này. Nó đang được tích cực làm việc và chúng tôi hy vọng sẽ khôi phục dịch vụ trước 10 giờ sáng. Một email tiếp theo sẽ được gửi đi khi có sẵn một lần nữa.

Những trường này có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của tổ chức của bạn. Ví dụ: bạn có thể thêm logo công ty, thông tin liên hệ, v.v.

XEM: So sánh tính năng: Phần mềm và dịch vụ tiếp thị qua email (Tech Pro Research)

Được chia sẻ địa chỉ nhóm

Gửi những email này từ một địa chỉ nhóm được chia sẻ (ví dụ: system@company.com) chứ không phải tài khoản người dùng cá nhân. Nếu không, cá nhân đó sẽ được liên hệ trực tiếp với tất cả các câu hỏi hoặc khiếu nại về các vấn đề công nghệ không liên quan.

Trên thực tế, tôi khuyên bạn nên đặt địa chỉ nhóm thành KHÔNG thể nhận email trả lời, ít nhất là từ người dùng cuối.

Đánh dấu các email này là rất quan trọng nếu phù hợp, nhưng hãy sử dụng tùy chọn đó một cách tiết kiệm , hoặc nó sẽ biến thành một tình huống sói khóc, và những email này sẽ bị bỏ qua.

Ngoài ra, hãy đảm bảo đưa vào mỗi mẫu email tiêu chuẩn một liên kết hoặc bộ hướng dẫn về cách người dùng có thể yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật thông qua các kênh thích hợp.

                                                                                

                                                

Cũng xem

 istock-980480582email.jpg "width =" 770 "/> </span><figcaption>
<p>
                                            Hình ảnh: NIPITPHON, Hình ảnh Getty / iStockphoto<br />
                                        </p>
</figcaption></figure>
</p></div>
</pre>
<div class=