Cách sắp xếp và đặt tên thư mục và tệp trong Google Drive

0
6

        Tìm hiểu năm thực tiễn tốt nhất để lưu trữ và đặt tên tệp và thư mục trong Google Drive.
    

        
                                                                                    
                        

 Logo Google Drive (ở giữa, dưới cùng), với ba biểu tượng của các thư mục ở các góc khác nhau được trang bị (phía trên bên trái) và ba biểu tượng của tài liệu (được đặt phía trên bên phải) " chiều rộng = "770" /> </span><figcaption>
<p>
                                            Minh họa: Andy Wolber / TechRepublic<br />
                                        </p>
</figcaption></figure>
<p> Khi tổ chức của bạn chuyển sang Google Drive để lưu trữ, bạn có cơ hội thực hiện các thay đổi đối với cấu trúc lưu trữ kế thừa và thực tiễn đặt tên tệp. Nếu bạn chỉ đơn giản di chuyển các thư mục và tệp của mình từ máy chủ cục bộ sang Google Drive, tổ chức và nhóm của bạn sẽ không có cơ hội có một cuộc trò chuyện hữu ích về cách mọi người làm việc trên các tài liệu với tư cách là một nhóm. </p>
<p> <strong> XEM: </strong> <strong> G Suite: Mẹo và thủ thuật cho các chuyên gia kinh doanh (PDF miễn phí) </strong> <strong> (TechRepublic) </strong> </p>
<p>    <br />
        </p>
<p> Nói chuyện qua từng trong số năm thực tiễn tốt nhất này với nhóm của bạn khi bạn chuyển sang Google Drive. Xác định một người cho từng khu vực chính của tổ chức của bạn để làm việc với các đồng nghiệp để chuyển các mục sang Google Drive. Cấu trúc tốt hơn giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng tìm thấy các tệp hơn khi họ điều hướng các thư mục, trong khi các tên tốt hơn giúp mọi người tìm thấy các tệp trong kết quả tìm kiếm của Google Drive. </p>
<h2> 1. Người khác? Ổ đĩa được chia sẻ khác nhau </h2>
<p> Nói chung, hãy tạo một ổ đĩa chung mới khi bạn xác định rằng một nhóm người khác cần chia sẻ tệp. Khi cùng một nhóm người bắt đầu làm việc cùng nhau trong một dự án khác nhau, hãy xem xét một thư mục mới trong cùng một ổ đĩa chung. Điều này giúp giảm thiểu số lượng ổ đĩa được chia sẻ mà những người làm việc cùng nhau cần xem lại để tìm tệp. </p>
<h2> 2. Cấu trúc: Thư mục và tệp </h2>
<ul>
<li> <strong> Tìm cách cân bằng số lượng thư mục và tệp. </strong> Hầu như không ai muốn nhấp (hoặc nhấn) thông qua một chuỗi dài các thư mục được lồng trong các thư mục khác. Và hầu như không ai muốn duyệt một danh sách các tập tin cực kỳ dài. </li>
<li> <strong> Tránh các thái cực. </strong> Một số người tạo một thư mục mới khi danh sách tệp yêu cầu nhiều hơn một màn hình để hiển thị; tuy nhiên, danh sách dài các tệp có thể có ý nghĩa khi bạn có một thư mục chứa nhiều mục tương tự, chẳng hạn như hình ảnh. </li>
<li> <strong> Thảo luận về các nhóm trong nhóm của bạn để xác định cách nhóm các tệp. </strong> Trong nhiều trường hợp, việc phân nhóm các mục theo khách hàng (ai), chức năng vận hành (tại sao), dự án (cái gì), địa điểm (nơi) hoặc thời gian (khi). </li>
<li> <strong> biết phân cấp thư mục ưa thích của tổ chức của bạn. </strong> Ví dụ: nếu tổ chức ưu tiên "ai" hơn "khi nào", các thư mục cấp cao nhất sẽ có tên khách hàng và trong mỗi thư mục khách hàng là các thư mục có năm. </li>
</ul>
<h2> 3. Không biết đặt tên </h2>
<p> Khi bạn đặt tên cho một tài liệu, hãy đảm bảo rằng tên đó đủ rõ ràng để một người không biết gì về tài liệu ít nhất sẽ có ý tưởng chung về nội dung của tài liệu đó là gì. Nói cách khác, nếu bạn không biết gì về tài liệu, cái tên đó có cho bạn ý tưởng chính xác về nội dung của tài liệu không? </p>
<h2> 4. Phiên bản được đặt tên v. Tạo một bản sao </h2>
<p> Google Docs, Google Sheets và Google Slides đều hỗ trợ các phiên bản được đặt tên. Khi bạn cần cập nhật một tài liệu được tạo năm ngoái để sử dụng trong năm nay, bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa của mình và sau đó đặt tên cho phiên bản mới. Các phiên bản được đặt tên của tệp giúp bạn loại bỏ sự lộn xộn của tệp do nhiều tên tệp "-version2" hoặc "v2". </p>
<p> Ứng dụng G Suite cũng bao gồm khả năng tạo bản sao .. Khi bạn muốn điều chỉnh nội dung của một tài liệu – cho một nhóm khác, một khách hàng khác hoặc một mục đích khác – sử dụng lệnh Tạo bản sao. </p>
<h2> 5. Bao gồm ngày tiêu chuẩn </h2>
<p> Đối với các dự án có ngày quan trọng, bạn có thể bao gồm ngày trong tên tệp hoặc thư mục, nếu phù hợp. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các mục có liên quan đến một ngày cụ thể, ngay cả khi các tệp đó được chỉnh sửa sau đó. </p>
<p> Sử dụng tiêu chuẩn định dạng ngày quốc tế, với năm có bốn chữ số, tháng có hai chữ số ngày thứ hai và hai chữ số cuối cùng Đảm bảo bao gồm '0' trước bất kỳ tháng nào hoặc ngày nhỏ hơn 10. Ví dụ: 2019-02-03 sẽ chỉ ra một mục có liên quan đến ngày 3 tháng 2 năm 2019. Một số người thích bỏ dấu gạch ngang, vì vậy ngày trong tên thay đổi từ 2019-02-03 thành 20190203. Một trong hai định dạng sẽ hoạt động, nhưng phải nhất quán. </p>
<p> Khi bạn tạo một thư mục, hãy bao gồm văn bản mô tả với một năm. Ví dụ: mọi người sẽ có nhiều khả năng nhận ra thư mục có tên 2019-Client-Project hoặc Client-Project-2019 so với thư mục có tên 2019, mặc dù cả hai có thể được tìm thấy trong hệ thống phân cấp thư mục khách. Tên thư mục hiệu quả xác định nội dung thư mục không có ngữ cảnh của phân cấp thư mục. </p>
<h2> Kinh nghiệm của bạn? </h2>
<p> Tổ chức của bạn sử dụng tiêu chuẩn nào cho các ổ đĩa chung, cấu trúc thư mục và tên tệp? Bao lâu thì mọi người trong tổ chức của bạn xem xét hoặc sửa đổi các thực hành này? Những thực hành thư mục và tập tin khác mà bạn thấy hữu ích? Hãy cho tôi biết, trong các bình luận bên dưới hoặc trên Twitter (@awolber). </p>
<div data-component=                                                                                 

                                                

Cũng xem