Cách làm việc với nhiều tài liệu trong Microsoft Word

0
21

        Tìm hiểu các thủ thuật để mở, xem và quản lý nhiều tài liệu trong Microsoft Word.
    

        
                                                        
        
        

 microsoft-word-logo-color "width =" 770

                                            Hình ảnh: iStockphoto / rvolkan
                                        

Nếu bạn cần xem và làm việc với nhiều tài liệu Microsoft Word cùng một lúc, Word có một số tính năng để giúp bạn thực hiện thao tác đó. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa mỗi tài liệu. Bạn có thể xem hai hoặc nhiều tài liệu mở theo chiều ngang hoặc cạnh nhau. Bạn có thể làm việc với từng tài liệu riêng biệt. Bạn cũng có thể bật cuộn đồng bộ để cuộn qua hai tài liệu với nhau. Hãy xem một số tính năng hữu ích của Word.

Tôi đang sử dụng Word từ thuê bao Office 365, nhưng thông tin sau đây cũng sẽ áp dụng cho một vài phiên bản Word trước đây.

TÌM HIỂU THÊM: Office 365 Giá cả và tính năng của người tiêu dùng

Để bắt đầu, khởi chạy Word và mở hai tài liệu tối đa hóa cả hai tài liệu này. Bạn có thể chuyển từ tài liệu này sang tài liệu khác một vài cách. Trong một trong hai tài liệu, bấm vào tab Xem, bấm vào biểu tượng Chọn Tài liệu, rồi chọn tài liệu bạn muốn xem ( Hình A ).

Hình A

 hình-a.jpg "data-original =" https://tr2.cbsistatic.com/hub/i/r/ 2019/06 / 26 / e3b59a8a-9958-4f60-a 310-bdc802c7f9cd / thay đổi kích thước / 770x [43] </span> </noscript><figcaption/> </figure>
<div class=

Ngoài ra, bạn có thể nhấn Alt-Tab để xem và quay vòng qua tất cả các cửa sổ đang mở và sau đó chọn tài liệu bạn muốn xem ( Hình B ).

Hình B

 hình-b.jpg "data-original =" https://tr3.cbsistatic.com/hub/i /r/2019/06/26/a3b816df-06cd-492d-87d6-649fb6cf3613/resize/770x/1c1089f854ad1e6ccf167641fa674196/figure-b.jpg[19459051[[19451919

Có thể bạn muốn xem cả hai tài liệu trên màn hình cùng một lúc. Trong bất kỳ tài liệu nào, hãy đảm bảo bạn đang ở View Ribbon và nhấp vào biểu tượng để sắp xếp tất cả. Hai tài liệu mở theo chiều ngang với một cửa sổ trên đầu kia. Bạn có thể làm việc với từng tài liệu một cách độc lập. Thanh công cụ và Ruy-băng của bạn vẫn giữ nguyên kích thước, vì vậy tất cả các lệnh và tính năng cần thiết đều có thể truy cập được ( Hình C ).

Hình C

 hình-c.jpg "data-original =" https://tr3.cbsistatic.com/hub/i /r/2019/06/26/43497f3d-b8c8-4f51-937c-3b72ea2695c5/resize/770x/957e659f90cd341527223f46f89ea41a/figure-c.jpg[19459051[[1945

Nếu bạn muốn làm việc với hai tài liệu theo chiều dọc, hãy nhấp vào biểu tượng trên View Ribbon cho View Side By Side. Bạn có thể làm điều này trong một trong hai cửa sổ. Hai cửa sổ được sắp xếp lại theo chiều dọc ( Hình D ).

Hình D

 hình-d.jpg "data-original =" https://tr2.cbsistatic.com/hub/i /r/2019/06/26/1558a1c7-63a6-4adc-b26b-14cf656b3be1/resize/770x/a21629841a8021c59002bbf67f14b938/figure-d.jpg [19459051[1919

Có lẽ bạn muốn làm việc với một tài liệu toàn màn hình nhưng sau đó quay lại bố cục hai cửa sổ. Tối đa hóa tài liệu bạn muốn xem toàn màn hình. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào biểu tượng Khôi phục để đưa trở lại bố cục hai cửa sổ trước đó.

Theo mặc định, mỗi cửa sổ tài liệu hoạt động độc lập, do đó bạn có thể cuộn trong một tài liệu mà không ảnh hưởng đến tài liệu kia. Bạn cũng có thể cuộn qua cả hai tài liệu cùng một lúc. Để làm điều này, đảm bảo cả hai tài liệu đều ở chế độ song song. Trong View Ribbon, nhấp vào biểu tượng để cuộn đồng bộ (đó là biểu tượng nhỏ thứ hai ở bên phải Sắp xếp tất cả) Bạn sẽ cần phải kích hoạt biểu tượng này trong cả hai cửa sổ. Bây giờ hãy thử cuộn trong một tài liệu. Tài liệu kia sẽ cuộn song song. Để tắt cuộn đồng bộ, nhấp vào cùng một biểu tượng trong một hoặc cả hai cửa sổ.

Có thể bạn muốn ném một hoặc hai tài liệu khác vào hỗn hợp. Ở mức độ thực tế, bạn không muốn tung ra quá nhiều tài liệu cùng một lúc vì sau đó quá trình này trở nên khó sử dụng. Nhưng có lẽ bạn chỉ muốn mở một tài liệu thứ ba và thậm chí thứ tư để tìm thông tin hoặc sao chép và dán nội dung từ tài liệu này sang tài liệu khác.

XEM: 30 điều bạn không bao giờ nên làm trong Microsoft Office (PDF miễn phí) (TechRepublic)

trở về bố cục ngang ban đầu bằng cách nhấp vào biểu tượng View Side By Side (đây là biểu tượng nhỏ đầu tiên phía trên biểu tượng cho cuộn đồng bộ). Sau đó, đi đến Tệp và Mở. Bấm Duyệt để đến cửa sổ Trình quản lý tệp. Nếu bạn muốn mở nhiều tài liệu bổ sung, chỉ cần giữ phím Ctrl và sau đó chọn tài liệu bạn cần.

Sau khi các tài liệu mới xuất hiện, quay trở lại Xem Ribbon. Bạn có thể sử dụng biểu tượng Switch Window hoặc tổ hợp phím Alt-Tab để chuyển từ tài liệu này sang tài liệu khác. Nếu bạn muốn xem tất cả trên màn hình, bấm Sắp xếp tất cả. Bố cục bạn nhận được sẽ phụ thuộc vào số lượng tài liệu bạn đang xem. Nhưng việc xem bốn hoặc nhiều tài liệu cùng một lúc có thể gây khó xử, vì bạn không thể thấy nhiều tài liệu. Bạn có thể thử Side By Side View và chọn tài liệu nào bạn muốn xem cạnh nhau. Bạn cũng có thể phóng to và thu nhỏ và thay đổi chế độ xem trong từng tài liệu theo những cách khác. Đây là một mẹo có thể giúp: Thu gọn dải băng trong mỗi cửa sổ. Nhấp vào biểu tượng Thu gọn ruy băng ở bên phải Dải băng. Điều đó sẽ giải phóng thêm không gian để bạn xem thêm từng tài liệu ( Hình E ).

Hình E

 hình-e.jpg "data-original =" https://tr3.cbsistatic.com/hub/i /r/2019/06/26/298578fb-9f54-4e39-84f8-ca7f48997159/resize/770x/3fb8df3f37ebf1036138df2b85c3e07a/figure-e.jpg[19459051[[19451919
                                                                                

                                                

Xem thêm