Cách chọn phần mềm và hệ thống theo dõi thời gian tốt nhất

0
33

            Chọn phần mềm hoặc dịch vụ theo dõi thời gian cho tổ chức của bạn yêu cầu đánh giá kỹ lưỡng về hoạt động kinh doanh hiện tại của bạn. Dưới đây là một số tính năng chính cần lưu ý.
        

            
                                                                             
            
            

                 ] ]
    

     Cách tăng năng suất cho người lao động ở xa
     Khi nhiều chuyên gia công nghệ chuyển sang làm việc từ xa, các bộ phận CNTT có thể cần phải thay đổi chính sách của họ để cho phép người điều khiển từ xa hoàn thành công việc.
    

    

Theo dõi, đo lường và tính toán thời gian của nhân viên là một phần thiết yếu của quản lý doanh nghiệp kinh doanh, bất kể ngành, sản phẩm hoặc dịch vụ. Xác định thời gian sản phẩm mất bao lâu để sản xuất hoặc mất bao nhiêu giờ để hoàn thành dịch vụ sẽ tạo cơ sở cho việc tính toán chi phí, giá cả và cuối cùng là lợi nhuận.

    
        

Trong các thế hệ trước, các doanh nghiệp dựa vào các công cụ thô sơ như bảng thời gian và bảng chấm công thủ công để theo dõi nhân viên và chi phí lao động của họ, nhưng ngày nay, phần mềm và dịch vụ tự động được yêu cầu cho chức năng quản lý đó. Bằng cách sử dụng các tính năng như theo dõi thời gian thực, bảng chấm công đa năng, quản lý dự án, điện toán đám mây và khả năng tương thích di động, phần mềm và dịch vụ hiện đại không chỉ tạo ra dữ liệu thời gian chính xác mà còn tăng hiệu quả trong toàn tổ chức.

Chọn đúng phần mềm hoặc dịch vụ theo dõi thời gian cho công ty của bạn yêu cầu đánh giá kỹ lưỡng về hoạt động kinh doanh hiện tại của bạn, đặc biệt là liên quan đến hoạt động của nhân viên, quy trình sản xuất và xác định số giờ có thể thanh toán cho các dịch vụ. Chỉ khi có đánh giá như vậy, bạn mới có thể bắt đầu chọn các đặc điểm và tính năng sẽ cải thiện khả năng theo dõi thời gian và hiệu quả hoạt động chung của bạn.

Cách tiếp cận có hệ thống để đánh giá và chọn phần mềm và dịch vụ theo dõi thời gian tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn sẽ cải thiện quá trình lựa chọn và cho phép bạn ghi lại nó để tham khảo trong tương lai.

LƯU Ý: Trang web chị em cao cấp của chúng tôi, Tech Pro Research, cung cấp bài viết này dưới dạng tải xuống PDF, cùng với một công cụ giúp bạn ghi lại nghiên cứu của mình.

Loại hệ thống cần thiết

Trước khi bạn có thể bắt đầu đánh giá các tính năng của phần mềm và dịch vụ theo dõi thời gian, bạn phải xác định lý do tại sao bạn theo dõi thời gian. Một số câu hỏi bạn cần trả lời trong quá trình đánh giá này bao gồm:

  • Bạn có đang cố gắng xác định chi phí lao động cần thiết để sản xuất một sản phẩm không?
  • Bạn đang tìm kiếm một hệ thống để theo dõi số giờ có thể thanh toán cho các dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cung cấp?
  • Sự lựa chọn phần mềm của bạn có được yêu cầu để theo dõi thời gian dành cho các dự án cụ thể không? Sản phẩm cụ thể? Nhiệm vụ cụ thể?
  • Phần mềm hoặc dịch vụ theo dõi thời gian của bạn có được sử dụng để tính lương cho nhân viên không? Điều đó có bao gồm cả tính toán thuế lương không?
  • Phần mềm hoặc dịch vụ theo dõi thời gian của bạn có được sử dụng để tính hóa đơn cho sản phẩm hoặc dịch vụ không?
  • Nhân viên sẽ sử dụng hệ thống mới để quản lý thời gian nghỉ, nghỉ phép , ngày cá nhân và các chức năng tự quản lý khác?
  • Cần tích hợp bao nhiêu với các hệ thống hiện có (quản lý dự án, bảng lương, nhân lực, tài chính) cho phần mềm hoặc dịch vụ theo dõi thời gian mới của bạn?
  • Những báo cáo và phân tích nào được yêu cầu cho hệ thống mới của bạn? Có phải việc tùy chỉnh các phương pháp báo cáo và tính di động của dữ liệu là ưu tiên không?

XEM: Mẹo quản lý thời gian cho các chuyên gia công nghệ (TechRepublic PDF miễn phí)

Lợi ích tiềm năng

Thoạt nhìn, việc theo dõi thời gian của nhân viên có vẻ không phải là một hoạt động khó khăn hoặc ưu tiên cao đòi hỏi các hệ thống chuyên biệt, nhưng lợi ích của phần mềm và dịch vụ theo dõi thời gian hiệu quả là hấp dẫn:

  • Tăng năng suất. Phần mềm theo dõi thời gian hiện đại được sử dụng để tối ưu hóa năng lực sản xuất của lực lượng lao động kinh doanh của bạn bằng cách xác định mục tiêu và thời hạn rõ ràng và giữ nhân viên chịu trách nhiệm cho hoạt động của họ.
  • Ít nỗ lực hơn để nắm bắt thời gian. Theo dõi thủ công thời gian, đặc biệt là nếu thời gian của nhân viên của bạn phải được phân bổ cho một số dự án trong một ngày, có thể cực kỳ tẻ nhạt và tốn thời gian. Các hệ thống tự động, một khi được áp dụng bởi lực lượng lao động của bạn, có thể theo dõi thời gian mà không cần quá nhiều hệ thống thủ công.
  • Tính minh bạch. Đối với các nhà cung cấp dịch vụ được trả tiền theo giờ làm việc cho khách hàng hoặc dự án, thời gian được theo dõi và ghi lại chính xác, được hỗ trợ bởi các tài liệu có thể trình bày, có thể ngăn ngừa các tranh chấp tốn kém và mất thời gian đối với hóa đơn.
  • chính xác. Theo dõi thời gian nhất quán làm tăng độ chính xác và làm cho kế hoạch chiến lược hiệu quả hơn. Việc ước tính đáng tin cậy khi nào dự án sẽ được hoàn thành là vô giá vì bạn có thể thấy chính xác mỗi hoạt động mất bao lâu và đưa ra dự đoán với thông tin đó.
  • Nhân viên được trao quyền. Dưới sự quản lý đúng đắn, các nhân viên có hiểu biết rõ ràng khi nào các dự án được hoàn thành có thể nắm quyền sở hữu và điều chỉnh quy trình công việc khi cần thiết để đáp ứng thời hạn.

XEM: Làm việc từ xa 101: Hướng dẫn chuyên nghiệp về các công cụ của thương mại (ZDNet)

Các tính năng

Có hàng chục nhà cung cấp chính các phần mềm và dịch vụ theo dõi thời gian, và thực tế tất cả đều cung cấp một bộ đầy đủ các tính năng cơ bản. Tuy nhiên, việc tìm kiếm các tính năng thích hợp mà bạn xác định là quan trọng trong quá trình đánh giá của bạn sẽ thu hẹp đáng kể các lựa chọn của bạn. Khi xem xét từng tính năng và đặc điểm, hãy chắc chắn cũng có yếu tố dễ sử dụng và lực lượng lao động của bạn chấp nhận hệ thống mới.

Theo dõi thời gian

Rõ ràng, tất cả các phần mềm và dịch vụ trong thể loại này sẽ có thể theo dõi thời gian. Sự khác biệt là làm thế nào họ làm điều đó tốt. Hệ thống càng tự động thì càng tốt, nhưng không có hệ thống theo dõi thời gian nào có thể chính xác 100% tìm kiếm phần mềm và dịch vụ cho phép bạn điều chỉnh thời gian theo dõi một cách dễ dàng khi cần thiết.

Bảng thời gian trực tuyến

theo dõi thời gian cho một dự án cụ thể hoặc nói chung cho mục đích trả lương, một địa điểm trực tuyến tập trung cho bảng chấm công, cá nhân và tập thể, là điều bắt buộc đối với các doanh nghiệp hiện đại. Đây là nơi mà các dịch vụ đám mây có thể mang lại lợi thế.

Quản lý dự án

Nếu doanh nghiệp của bạn được thúc đẩy bởi việc hoàn thành các dự án thay vì sản phẩm hoặc dịch vụ, phần mềm hoặc dịch vụ theo dõi thời gian mới của bạn phải có thẩm quyền Các tính năng quản lý dự án.

Hóa đơn

Lập hóa đơn chính xác và đúng cách cho các dịch vụ và sản phẩm thường yêu cầu theo dõi chính xác thời gian của người lao động. Nếu bạn đã có một ứng dụng lập hóa đơn, bạn nên tìm các tính năng tích hợp. Nếu bạn yêu cầu một hệ thống lập hóa đơn, có thể tìm thấy tính năng đó trong một trong các giải pháp theo dõi thời gian.

XEM: Thực tiễn tốt nhất của SMB: Mẫu để tạo ước tính, hóa đơn và báo cáo thanh toán (Tech Pro Research)

Cảnh báo và thông báo

Mặc dù phụ thuộc nhiều vào môi trường làm việc của doanh nghiệp của bạn, khả năng thông báo cho quản lý hoặc nhân viên về các vấn đề liên quan đến việc hoàn thành dự án, hoặc làm thêm giờ, hoặc các vấn đề quản lý thời gian khác, có thể là rất quan trọng đối với hoạt động của bạn. Tất cả các phần mềm và dịch vụ theo dõi thời gian sẽ có một số dạng hệ thống cảnh báo; tìm kiếm các tính năng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.

Quản lý người dùng

Đối với doanh nghiệp của bạn, hệ thống theo dõi thời gian của bạn có thể phân loại các chức năng dựa trên nhóm hoặc phòng ban so với dự án hoặc sản phẩm. Trong những trường hợp đó, bạn nên tìm kiếm các hệ thống cung cấp các loại tính năng đó.

Thẻ

Đặc biệt hữu ích cho các tổ chức lớn hơn, khả năng gắn thẻ hoặc phân loại nhân viên, nhóm, dự án hoặc thậm chí các bộ phận của ngày làm việc sẽ giúp truy vấn dữ liệu trong quá trình phát triển các báo cáo cụ thể và ứng dụng phân tích.

Báo cáo

Một trong những lợi ích chính của hệ thống theo dõi thời gian tinh vi hiện đại là khả năng biến đổi dữ liệu được sản xuất thành các báo cáo có thể đọc và hành động. Càng nhiều tùy chọn và tính linh hoạt được cung cấp bởi hệ thống, càng tìm kiếm các báo cáo, bảng điều khiển, đồ thị và truy cập thiết bị di động tốt hơn.

Báo cáo hết thời gian

Một công cụ chuyên dụng, thường bị bỏ qua nhưng cực kỳ quan trọng cho kế hoạch lực lượng lao động, là báo cáo thời gian nghỉ. Đặc biệt trong các tình huống lao động, biết bạn có bao nhiêu công nhân và những kỹ năng họ mang theo có thể là một thông tin duy nhất giúp cho một ngày làm việc hiệu quả.

Chế độ xem nhóm

Một tính năng nâng cao năng suất tiềm năng khác là khả năng xem hoạt động theo dõi thời gian ở cấp độ nhóm hoặc bộ phận. Thông tin mà tính năng này cung cấp có thể có lợi cho cả quản lý và các thành viên nhóm riêng lẻ.

Analytics

Một trong những lợi ích lớn nhất của hệ thống theo dõi thời gian tự động là khả năng biến đổi dữ liệu thô được tạo bởi hoạt động của nhân viên vào thông tin có thể sử dụng. Phần mềm và hệ thống theo dõi thời gian tinh vi hơn có thể tiết lộ các mô hình hành vi ẩn có thể thay đổi hoạt động kinh doanh.

Tích hợp biên chế

Cho dù bạn có theo dõi thời gian của nhân viên tốt đến đâu, vào một lúc nào đó nhân viên sẽ có để nhận tiền bồi thường cho công việc của họ. Nếu hệ thống theo dõi thời gian của bạn cũng không tính toán bảng lương, thì ít nhất, nó sẽ có thể chuyển dữ liệu sang một ứng dụng.

Dữ liệu có thể xuất được

Bổ sung khả năng phân tích của chính nó, sự lựa chọn của bạn về phần mềm hoặc dịch vụ theo dõi thời gian sẽ có thể xuất dữ liệu sang các định dạng mà các ứng dụng khác có thể sử dụng.

Tính khả dụng ngoại tuyến

Mặc dù các hệ thống dựa trên đám mây có thể cung cấp một số lợi thế nhất định, hệ thống theo dõi thời gian của bạn vẫn có thể hoạt động khi đám mây không khả dụng. Mất kết nối internet sẽ không làm tắt hoạt động kinh doanh của bạn vì nhân viên không thể ghi lại thời gian của họ.

XEM: So sánh tính năng: Phần mềm và dịch vụ CRM (Nghiên cứu Tech Pro)

Khả năng truy cập thiết bị di động

Với lực lượng lao động di động luôn được kết nối, khả năng tiếp cận hệ thống theo dõi thời gian của bạn nên bao gồm cả thiết bị di động và thiết bị từ xa. Sự lựa chọn phần mềm của bạn sẽ phản ánh thực tế này.

Lưu trữ

Hồ sơ thời gian và bảng lương chứa thông tin quản lý kinh doanh cơ bản và nên được lưu trữ như một phần của lưu trữ hồ sơ thông thường. Sự lựa chọn của bạn về phần mềm hoặc dịch vụ theo dõi thời gian nên có tính năng lưu trữ, tốt nhất là tính năng tích hợp với các giao thức đã được thiết lập.

Hỗ trợ kỹ thuật

Như mong đợi với bất kỳ phần mềm hoặc dịch vụ nào liên quan đến kinh doanh mua, hỗ trợ kỹ thuật nên có sẵn 24/7 và hỗ trợ đó phải đáp ứng và hiệu quả.

Giá

Chi phí mua phần mềm hoặc dịch vụ theo dõi thời gian khác nhau tùy theo nhà cung cấp và các tính năng được cung cấp khác nhau tùy theo nhà cung cấp và các tính năng được cung cấp . Tất cả các nhà cung cấp có uy tín nên cung cấp thời gian dùng thử miễn phí, nơi phần mềm hoặc dịch vụ của họ có thể được kiểm tra kỹ lưỡng. Một số nhà cung cấp thậm chí còn cung cấp phiên bản miễn phí cho phần mềm của họ, giả sử doanh nghiệp của bạn đáp ứng một số yêu cầu nhất định. đến $ 10 / người dùng / tháng. Các doanh nghiệp lớn có thể phải yêu cầu báo giá chính thức.

Mối quan hệ

Mối quan hệ kinh doanh bạn có với nhà cung cấp phần mềm hoặc dịch vụ theo dõi thời gian của bạn thường có thể là yếu tố chính trong việc ra quyết định của bạn quá trình. Theo nhiều cách, bạn đang thiết lập quan hệ đối tác kinh doanh với nhà cung cấp của mình và sẽ muốn tìm kiếm một mối quan hệ phù hợp với văn hóa kinh doanh và kỳ vọng của bạn về hiệu suất.

Đo lường và đánh giá các yếu tố mối quan hệ như thế này để xác định mức độ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn:

  • Dễ sử dụng
  • Chất lượng báo cáo
  • Tính khả dụng và khả năng đáp ứng của hỗ trợ
  • Chuyên nghiệp
  • về chuyên môn và kinh nghiệm

Những người chơi chính trong ngành công nghiệp phần mềm theo dõi thời gian

Có hàng chục nhà cung cấp trong ngành dịch vụ và phần mềm theo dõi thời gian, nhưng một vài người chơi chính lại xuất hiện và một lần nữa trong các cuộc khảo sát trực tuyến về ngành:

Hãy cẩn thận

Dù muốn hay không, doanh nghiệp kinh doanh hiện đại phải tiến hành hoạt động trong môi trường có quy định cao. Theo dõi thời gian hoạt động của nhân viên có thể gây ra một số vấn đề riêng tư cũng như xa lánh nhân viên của bạn. Tự động theo dõi thời gian, trong khi có khả năng mang lại lợi ích cho năng suất, không nên được sử dụng như một công cụ cùn để hoạt động của nhân viên vi mô. Kết hợp khéo léo hiệu quả mới được tạo ra từ theo dõi thời gian tốt hơn với các phép đo năng suất khác được chấp nhận và chấp nhận bởi các bên liên quan sẽ được chấp nhận hơn đối với tất cả các bên liên quan.

Không nghi ngờ gì, nhân viên và quản lý áp dụng bất kỳ phần mềm theo dõi thời gian mới nào hoặc dịch vụ nên là mục tiêu chính. Đạt được sự mua vào từ tất cả các bên liên quan trước khi triển khai một hệ thống mới, bao gồm đào tạo và thiết lập các tham số đo lường, sẽ giúp quá trình chuyển đổi suôn sẻ và thành công. Tài liệu cho thấy chính xác những gì sẽ đạt được với một hệ thống mới, và giải thích cách chọn hệ thống đó và tại sao, là bước đầu tiên quan trọng trong quy trình này.

Cũng xem

                                                                                

                                                

 hh5800istock-500648251.jpg "width =" 770 "/> </span><figcaption>
<p>
                                            iStockphoto / hh5800<br />
                                        </p>
</figcaption></figure>
</p></div>
</pre>
<div class=