Cách chia sẻ Google Docs, Sheets và Slides

0
27

        Đọc mẹo về ứng dụng G Suite về cách thêm cộng tác viên, nhận liên kết, điều chỉnh quyền truy cập, đặt ngày hết hạn truy cập và chuyển quyền sở hữu tệp.
    

        
                                                                                    
                        

 hero-gdocs-share.jpg "width =" 770

                                            Minh họa: Andy Wolber / TechRepublic
                                        

Các ứng dụng Core G Suite – như Google Docs, Sheets và các ứng dụng khác – nổi bật với khả năng chia sẻ. Các khả năng cộng tác trong các ứng dụng này cung cấp một số cách mạnh mẽ nhất để mọi người cùng làm việc trên các tài liệu, bảng tính và bản trình bày.

    
        

                            

Có gì hấp dẫn tại TechRepublic

                

Hai cách chính để chia sẻ tệp G Suite là thêm địa chỉ email hoặc nhận liên kết; Những phương pháp này rất khác nhau. Khi bạn thêm một địa chỉ email, người được liên kết với địa chỉ đó sẽ có quyền truy cập vào tệp của bạn. Khi bạn bật chia sẻ với một liên kết, quyền truy cập có thể được chia sẻ rộng hơn, nếu bạn chọn – và nếu được cho phép bởi cài đặt của tổ chức của bạn.

XEM: Báo cáo đặc biệt: Chuẩn bị cho máy tính không có máy chủ (PDF miễn phí) (TechRepublic)

Nếu bạn sử dụng G Suite để cộng tác, đây là những gì bạn cần biết về chia sẻ tệp.

Lưu ý quan trọng: Cài đặt chia sẻ G Suite mặc định là tất cả các tệp mới là riêng tư và chỉ có thể truy cập đối với người tạo, mặc dù các tệp mới được tạo trong thư mục hoặc ổ đĩa chung sẽ có sẵn cho mọi người có quyền. để truy cập vào thư mục chia sẻ hoặc ổ đĩa. Tuy nhiên, quản trị viên G Suite có thể điều chỉnh cài đặt mặc định chia sẻ trên toàn hệ thống; để biết chi tiết, hãy đọc 3 bộ cài đặt bảo mật và quyền riêng tư của G Suite mà mỗi quản trị viên nên xem lại. Mặc định có thể từ cực kỳ hạn chế, nghiêm cấm mọi chia sẻ bên ngoài tổ chức, tương đối mở, có thể làm cho tất cả các tệp mới có thể được tìm thấy bởi bất kỳ ai trong tổ chức.

Hình A

 Trên cùng: ảnh chụp màn hình được cắt để hiển thị nút Chia sẻ ở phía trên bên phải. Dưới bên trái: Hộp chia sẻ tiêu chuẩn cho tên / email nhập. Góc dưới bên phải: Ảnh chụp màn hình tùy chọn chia sẻ nâng cao. "Data-original =" https://tr4.cbsistatic.com/hub/i/r/2019/10/11/835fccdc-eb48-4887-98ec-754a8bbe542c/resize/770x/ 702c376c3ed67925b951528e0c8ce938 / browser-gdocs-share.jpg

Để chia sẻ từ Google Docs trong trình duyệt web, chọn Chia sẻ (phía trên bên phải), sau đó thêm địa chỉ hoặc nhận một liên kết (phía dưới bên trái). Tùy chọn nâng cao (phía dưới bên phải) cho phép bạn điều chỉnh các cấp truy cập, trong số các điều khiển khác.

Cách chia sẻ tệp Google Doc, Sheet hoặc Slide sang tên hoặc địa chỉ email

Bạn có thể chia sẻ tệp Google Doc, Sheet hoặc Slide với đồng nghiệp hoặc bất kỳ ai có địa chỉ email từ cả ứng dụng web và ứng dụng di động. Mở tệp bạn muốn chia sẻ, sau đó làm theo các bước sau.

1. Chọn Chia sẻ
Trong trình duyệt web, chọn nút Chia sẻ (ở góc trên bên phải). Trong các ứng dụng dành cho thiết bị di động, trong khi chỉnh sửa, hãy nhấn vào menu ba chấm (chấm ngang trên iOS, dọc trên Android) ở phía trên bên phải, nhấn Chia sẻ & Xuất, sau đó nhấn Chia sẻ ( Hình A ).

Hình B

 Ảnh chụp màn hình của từng bước được mô tả trong ứng dụng Google Docs trên Android. "Data-original =" https: //tr1.cbsistatic. com / hub / i / r / 2019/10 / 11 / 80dd21c3-f710-4123-848a-6a5af4338ff1 / resize / 770x / 24f383e48c84dda7bd4b9d25c72cdff9 / 4step-android [19] [[[] [[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[ ] <img src=

Để chia sẻ Google Doc từ ứng dụng di động Android, hãy chạm vào ba dọc menu dấu chấm (trái), nhấn Chia sẻ & Xuất (giữa bên trái), nhấn Chia sẻ (giữa phải), sau đó nhập địa chỉ email của cộng tác viên (phải).

Thêm một người
Nhập địa chỉ email cho mỗi người mà bạn muốn chia sẻ quyền truy cập ( Hình B ). Khi bạn nhập một phần tên của một người trong tổ chức của bạn hoặc một người trong Danh bạ Google của bạn, hệ thống sẽ hiển thị các kết quả trùng khớp tiềm năng mà bạn có thể chọn (hoặc nhấn).

3. Tùy chọn: Điều chỉnh vai trò
Theo mặc định, những người bạn thêm sẽ có quyền truy cập với tư cách là Biên tập viên, điều đó có nghĩa là họ có thể thay đổi tài liệu của bạn. Bạn có thể chọn giảm quyền truy cập này đối với Người bình luận, cho phép mọi người thêm và trả lời các nhận xét về tệp hoặc Trình xem, cung cấp quyền truy cập, nhưng ngăn bình luận và thay đổi.

Trong trình duyệt web và trong Ứng dụng di động Android, chọn (hoặc nhấn) biểu tượng bút chì, sau đó chọn Có thể chỉnh sửa, Có thể nhận xét hoặc Có thể xem. Trong ứng dụng dành cho thiết bị di động iOS, chạm vào biểu tượng bút chì, sau đó nhấn Trình chỉnh sửa, Người bình luận hoặc Người xem.

4. Tùy chọn: Thêm tin nhắn
Mặc dù là tùy chọn, bạn có thể chọn thêm một tin nhắn ngắn gọn để giải thích lý do bạn chia sẻ tài liệu với người đó.

5. Gửi
Để gửi lời mời chia sẻ, hãy chọn Gửi trên web hoặc nhấn vào biểu tượng trông giống như biểu tượng máy bay giấy trong ứng dụng di động Android hoặc iOS ( Hình C ) [[com/hub/i/r/2019/10/11/741822fd-849e-4d92-8d8e-68cc75b35066/resize/770x/6a19e91f4b33a2bf55d7e000c0c74e09/4step[[] [[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[  4step-ios-gdocs-share.jpg

Để chia sẻ Google Doc từ ứng dụng di động iOS, hãy nhấn vào menu ba chấm ngang (trái), nhấn Chia sẻ & Xuất (giữa bên trái), nhấn Chia sẻ (giữa phải), sau đó nhập địa chỉ email của cộng tác viên (phải).

Cách nhận liên kết để chia sẻ

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một liên kết để chia sẻ truy cập vào tập tin. Như trên, mở tệp bạn muốn chia sẻ, sau đó làm theo các bước sau.

Để nhận liên kết trong các ứng dụng di động G Suite (ví dụ: Drive, Docs, Sheets và Slides) trong khi ở chế độ chỉnh sửa, hãy nhấn menu ba chấm (chấm ngang trên iOS, dọc trên Android) ở góc trên bên phải, nhấn Chia sẻ & Xuất, sau đó di chuyển thanh trượt bằng Chia sẻ Liên kết sang phải để bật. Điều này bật chia sẻ liên kết và sao chép liên kết vào bảng tạm. Sau đó bạn có thể dán liên kết ở nơi khác. Thông thường, liên kết bạn có được theo cách này sẽ chỉ cho phép mọi người trong tổ chức của bạn truy cập tệp ( Hình D ).

Hình D

 Ảnh chụp màn hình hiển thị 5 tùy chọn: Công khai trên web, Bất kỳ ai có liên kết, Bất kỳ ai trong tổ chức, Bất kỳ ai trong tổ chức có liên kết hoặc chỉ những người cụ thể. "Data-original =" https: // tr2 .cbsistatic.com / hub / i / r / 2019/10/11 / 162b8b3b-54d7-4957-99f4-d04062dc7190 / thay đổi kích thước / 770x / 1e2053d7fb7b1e7f386cac738a790 <noscript> <span class=  Ảnh chụp màn hình hiển thị 5 tùy chọn: Công khai trên web, Bất kỳ ai có liên kết, Bất kỳ ai trong tổ chức, Bất kỳ ai trong tổ chức có liên kết hoặc chỉ những người cụ thể.

Từ Google Docs trong trình duyệt web, bạn có thể chọn cấp độ truy cập cho liên kết của mình.

Để có liên kết đến sha Trong khi làm việc với các ứng dụng G Suite trong trình duyệt web, chọn Chia sẻ, sau đó chọn Nâng cao, sau đó Thay đổi (ở bên phải thông tin truy cập của ứng dụng, trong hầu hết các trường hợp sẽ hiển thị là Riêng tư theo mặc định). Sau đó bạn có thể chọn cấp độ truy cập. Bạn có thể thấy có đến năm tùy chọn: Công khai trên web, Bất kỳ ai có Liên kết, Bất kỳ ai trong Tổ chức của bạn, Bất kỳ ai trong Tổ chức của bạn với TheLlink hoặc Riêng tư. Chọn một tùy chọn, sau đó chọn Lưu.

Điều khiển chia sẻ G Suite bổ sung

Quyền truy cập được chia sẻ có thể được đặt hết hạn cho những người có quyền truy cập Nhận xét hoặc Xem ( Hình E ). Trong trình duyệt web, chọn Chia sẻ, rồi Nâng cao, sau đó chọn biểu tượng bút chì bên cạnh bất kỳ cộng tác viên nào, sau đó chọn Đặt hết hạn. Chọn 7 ngày, 30 ngày hoặc một ngày tùy chỉnh khác mà bạn chọn. Bạn sẽ cần chọn Lưu Thay đổi sau khi điều chỉnh này. Nếu bạn đặt ngày hết hạn cho một tài khoản có quyền truy cập chỉnh sửa, tài khoản đó sẽ bị hạ cấp xuống tài khoản có quyền truy cập nhận xét.

Hình E

[1945902] ] Hai ảnh chụp màn hình: Bên trái hiển thị menu thả xuống với tùy chọn Đặt hết hạn, bên phải hiển thị tùy chọn hết hạn 30 ngày, với các cảnh báo rằng mức truy cập sẽ "giảm mức độ truy cập". "Data-original =" https: //tr3.cbsistatic. com / hub / i / r / 2019/10/11 / 7f8c2c42-8eee-4021-8db7-60b69cd56978 / thay đổi kích thước / 770x / 2534ae7313d6eda42a3fe55dc9f38a5b / expirationdetails [19] [90] : Bên trái hiển thị menu thả xuống với tùy chọn Đặt hết hạn, bên phải hiển thị tùy chọn hết hạn 30 ngày, với các cảnh báo rằng mức truy cập sẽ "giảm mức truy cập". “/>

Bạn có thể đặt ngày hết hạn cho những người có nhận xét hoặc xem quyền truy cập trong Google Docs trong trình duyệt web. Đi tới Chia sẻ> Nâng cao> sau đó chọn biểu tượng bút chì. Chọn Đặt hết hạn, sau đó chọn thời lượng. Đảm bảo lưu các thay đổi khi hoàn tất.

Nếu bạn là chủ sở hữu của một tệp, bạn có hai tùy chọn khác khả dụng khi làm việc với tệp trong trình duyệt web. Đầu tiên, theo mặc định, những người có quyền truy cập chỉnh sửa có thể cấp quyền truy cập cho nhiều cộng tác viên hơn. Chọn hộp bên cạnh Ngăn người chỉnh sửa thay đổi quyền truy cập và thêm người mới để ngăn chặn việc này. Thứ hai, theo mặc định, những người có quyền truy cập bình luận và xem cũng có thể tải xuống, in và sao chép tệp. Chọn hộp bên cạnh Tắt Tùy chọn Để tải xuống, In và Sao chép cho Người bình luận và Người xem để tắt các tùy chọn menu này.

Cuối cùng, nếu bạn là chủ sở hữu của tệp, bạn có thể chuyển quyền sở hữu tệp sang một cộng tác viên khác; điều này có thể hữu ích khi bạn cần một người khác làm người quản lý tài liệu. Để thực hiện việc này, chọn Chia sẻ, rồi Nâng cao, sau đó chọn biểu tượng bút chì bên cạnh người bạn muốn làm chủ sở hữu tài liệu mới. Từ menu, chọn Là chủ sở hữu. Hệ thống có thể hiển thị một thông báo về tác động của sự thay đổi. Chọn Lưu thay đổi để chuyển quyền sở hữu.

                                                                                

                                                

Cũng xem